Die Betriebskostenabrechnung korrekt ausstellen

Als Vermieter haben Sie viele Pflichten. Eine davon ist, einmal im Jahr die Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Für Ihre Mieter ist sie ziemlich wichtig, entscheidet sie doch darüber, ob sie etwas nachzahlen müssen oder etwas zurückbekommen. Als Vermieter müssen Sie sich an einige Formalitäten halten, damit die Betriebskostenabrechnung auch akzeptabel ist – geregelt ist das übrigens ab Paragraf 556 des Bürgerlichen Gesetzbuches. Ein Überblick: 

• Fristen: Innerhalb von zwölf Monaten nach dem Abrechnungszeitraum müssen Sie eine gültige Betriebskostenabrechnung aufstellen, also beispielsweise für den Abrechnungszeitraum 1. Januar bis 31. Dezember 2023 allerspätestens bis zum 31. Dezember 2024. Diese Frist müssen Sie unbedingt einhalten.
• Flächen: Achten Sie darauf, dass Sie die oftmals zugrundeliegenden Flächen korrekt und einheitlich bemessen, sonst kann ein inhaltlicher Fehler vorliegen.
• Verbrauchsabhängige Kosten: Sie sind nicht verpflichtet, bei allen Kosten den tatsächlichen Verbrauch festzustellen. Aber wenn Sie das tun, sollten Sie darauf achten, dass alles korrekt läuft.
• Umlagefähige Kosten: Gerade darum gibt es immer wieder Zank und Streit mit den Mietern. Dabei ist die Liste in vielen Fällen recht eindeutig geregelt, auch, was Sie als Vermieter aus eigener Tasche bezahlen müssen. Übrigens: Die umlagefähigen Kosten müssen im Mietvertrag vereinbart sein. 
• Originale: Dabei müssen Sie dem Mieter die Einsicht in die Originalbelege ermöglichen. Nur, wenn die Einsichtnahme unzumutbar ist, kann der Mieter verlangen, dass ihm – gegen Kostenbeteiligung – die Kopien zugesandt werden.
• Leere Wohnung: Diese ist Ihr Risiko als Vermieter, Sie dürfen die Kosten dafür nicht einfach auf die anderen Mietparteien umlegen.
• Mietvertrag: Nur, was Sie im Mietvertrag angegeben haben, dürfen Sie auch über die Betriebskostenabrechnung abrechnen.
• Kostenschlüssel: Ob nach Verbrauch, pro Quadratmeter, pro Person oder pro Wohnung – halten Sie sich hier bei der Abrechnung penibel daran, was üblich und was festgelegt ist. Immer muss dabei natürlich die Grundlage stimmen – Sie können zum Beispiel nicht einfach eine falsche Flächenberechnung annehmen.
• Nachforderung/Rückerstattung: Eine genauere Fristsetzung der Nachforderung ist nicht zu empfehlen, sondern Sie sollte bei Nachzahlungsforderungen immer „ohne Verzug“ erfolgen. Aber der Mieter hat ebenso 30 Tage Zeit zur Begleichung der Nachzahlung, wie der Vermieter 30 Tage Zeit, hat die Rückerstattung durchzuführen.
• Kontrollzeiten: Mieter haben ein Jahr lang Zeit, nach Zugang der Betriebskostenabrechnung Widerspruch einreichen.

Ein Muster zur Betriebskostenabrechnung finden Sie überall im Web, zum Beispiel als Tabellendokument. Zudem gibt es diverse Anbieter von Webservices, mit denen sich auch die Betriebskostenabrechnung umsetzen lässt. Wichtig ist aber immer: Diese sollte im Mietvertrag eindeutig geregelt sein.

Es gibt viele Positionen auf einer Betriebskostenabrechnung, die dann anteilig auf den Mieter "umgelegt" werden können. Es drängt sich auf, sich hier auf die Positionen der Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu beziehen:

• Öffentliche Lasten des Grundstücks: Hierzu zählt vor allem die Grundsteuer. 
• Wasserversorgung: Dazu zählt zum Beispiel auch die Eichung eines Wasserzählers, wenn einer verwendet wird. Aber ansonsten natürlich der Wasserverbrauch generell.
• Entwässerung: Auch das Abwasser verursacht Kosten, zusätzliche Entwässerungspumpen in ihrem Betrieb ebenfalls.
• Wärme: Wärme kann auf sehr vielen Wegen für das Haus erzeugt und besorgt werden. Dieser Posten ist sicherlich einer der wesentlichen auf der Betriebskostenabrechnung.
• Aufzug: Der Betrieb eines Aufzugs ist extrem teuer. Die Kosten dafür stellen somit einen wichtigen Teil in der Betriebskostenabrechnung.
• Straßenreinigung/Müllbeseitigung: Das sind vor allem die öffentlichen Gebühren für die Straßenreinigung, aber auch alle Nebenkosten.
• Gebäudereinigung/Ungezieferbekämpfung: Gerade zum Punkt Gebäudereinigung wird die Arbeit in vielen Mietshäusern von den Bewohnern aufgeteilt. Das führt immer wieder zu Problemen, wenn Mieter ihren Aufgaben nicht nachkommen.
• Gartenpflege: Auch die Pflege der Gartenanlagen kann über die Betriebskosten umgelegt werden.
• Beleuchtung: Für die Beleuchtung innerhalb der Wohnung kommen die Mieter in der Regel selbst auf. Gemeint ist hier die Beleuchtung des gemeinschaftlich genutzten Raums, etwa des Kellers.
• Schornsteinfegergebühr: Der Einsatz des Schornsteinfegers ist bei entsprechenden Heizungsanlagen verpflichtend. Die Gebühr dafür müssen die Mieter tragen.
• Sach- und Haftpflichtversicherung: Als Vermieter sollten Sie sich gegen verschiedene Risiken – etwa über eine Wohngebäudeversicherung und eine Haftpflichtversicherung – absichern. Die Kosten dafür können Sie auf die Mieter umlegen.
• Hauswart: Tatsächlich ist die Abrechnung eines Hausmeisters immer wieder ein Zankapfel. Denn in vielen Fällen darf sein Einsatz– etwa bei Instandhaltungen und Schönheitsreparaturen – nicht über die Betriebskostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden.
• Antenne: Der Betrieb einer Antennenanlage kann von den Betriebskosten abgesetzt werden. Seit dem 30. Juni 2024 gilt dies aber zum Beispiel nicht mehr für den Kabelanschluss: Dieser lässt sich nicht mehr gemeinschaftlich abrechnen.
• Wäschepflege: Auch hierfür können die Kosten auf die Mieter umgelegt werden. 

Natürlich hält sich auch die Verordnung eine Hintertür offen. Es sind so auch "sonstige Betriebskosten" erfassbar und umlegbar. Was genau dazu gehört, und wie genau auch die definierten Posten abgerechnet werden: Darüber gibt es immer wieder Streit. Als Vermieter sollten Sie sich deshalb regelmäßig über den Stand der Dinge informieren, zum Beispiel mit dem Infomaterial von Eigentümerverbänden.